Handbook – система обучения сотрудников через практику

 

Handbook – система обучения сотрудников через практику на рабочем месте

Специалисты по работе с персоналом знают, насколько трудно найти хорошего менеджера по продажам. А задача его обучить – еще более сложная, длительная и трудоемкая, несмотря на то, что тренинги продаж – самые востребованные и широко распространенные на рынке.

«В одной только Москве за день проходит несколько сотен тренингов продаж, – отмечает генеральный директор компании RQLab Павел Буков. – Если бы КПД всех этих усилий был хотя бы как у паровой машины Уатта, мы бы сейчас имели рынок, забитый до отказа профессиональными продавцами. Однако, хороший продавец - до сих пор редкость».

По мнению специалистов, причина состоит в том, что навыки продаж, которые даются на тренинге, затем попросту не применяются на практике. Обычно сотрудники, которые посетили бизнес-тренинги, через месяц после обучения забывают 90% информации. После окончания тренинга специалист компании возвращается на рабочее место к обычным рутинным делам. Он по-прежнему решает текущие задачи привычными способами. А новые навыки и знания не применяет, поскольку это требует больших усилий и большего напряжения. Эффект тренинга очень сильно снижается.

«Для работодателя – это серьезная проблема, происходит потеря вложенных в тренинг денег!», – говорит бизнес-тренер, консультант компании RQLab Алексей Шимчук.

Для максимально эффективного обучения сотрудника на рабочем месте компании RQLab и KPI Lab разработали новый совместный продукт «Handbook for Distribution». Это программно-аналитический комплекс. Он помогает в формировании и развитии навыков продаж у сотрудников дистрибьюторских компаний, участников обучающих программ или изучающих темы продаж самостоятельно.

Система Handbook рассылает исполнителям с помощью различных электронных средств сообщения, содержащие информацию о задачах по освоению навыков на рабочем месте и инструкции по профессиональному поведению. После выполнения заданий, руководитель имеет возможность отследить, с помощью информационной системы, статус выполнения задачи, провести оценку, переназначить задачу или назначить новую.

Handbook разрабатывался специально как дополнение к очному обучению, когда для развития навыков необходимо ежедневное их применение в работе под контролем наставника или руководителя. Handbook позволяет стандартизировать процесс развития навыка на рабочем месте и облегчает руководителю или наставнику процесс обучения и контроля подчиненного.

«Handbook помогает сотруднику внедрять в свою работу новые знания и навыки, полученные на тренинге, – подчеркивает Алексей Шимчук. – Каждый день он выполняет определённые задачи. Система содержит методику оценки навыков сотрудника его непосредственным руководителем. В таком режиме работы люди начинают действительно применять полученные навыки в их рабочей деятельности. Следовательно, их результаты улучшаются, возрастает эффективность труда».

Система создается под нужды клиента

Новизна системы Handbook в том, что она удовлетворяет потребности каждого пользователя. Она может быть легко выстроена под тот бизнес-процесс и процесс принятия управленческих решений, который имеется в компании. Поэтому внедрение и доработка системы Handbook требует гораздо меньшего времени, чем у других автоматизированных систем управленческих решений.

«Мы предлагаем нашим потенциальным клиентам не только технологическую платформу KPI Suite, но и готовую к внедрению конфигурацию, которая является дополнительным инструментом для развития сотрудников организации», – комментирует генеральный директор KPI Lab Илья Шаппо.

Если этот продукт заказывает дистрибьюторская компания, то в программу вводятся те данные, которые требуются менеджерам-дистрибьюторам. Это может быть и количество звонков за день, и коммуникационные навыки и многое другое. А если аудиторией является менеджмент крупного производственного холдинга, то в программу Handbook вводятся функции управленцев: постановка целей подчиненным, делегирование задач, контроль исполнения и т.д. При этом интерфейс программы сохраняется, а меняются только некоторые параметры. Это очень удобно для заказчиков и пользователей. Интерфейс комплекса Handbook напоминает обычный сайт в интернете. Поэтому он удобен и интуитивно понятен пользователям (ознакомиться с интерфейсом программы можно на сайте компании KPI Lab www.kpisuite.com/handbook). При этом система использует ключевые механизмы, инструменты и показатели бизнес-процессов, которые применяются для оценки работы персонала, дальнейшего обучения и развития сотрудников организаций.

«Платформа KPI Suite используется для ввода и обработки данных о работе персонала внутри компании», - говорит управляющий партнер компании KPI Lab Мгер Парунакян. – Раньше для ввода подобных данных, их анализа и оценки использовались различные электронные таблицы. Но ввод и обработка данных в электронных таблицах требовали очень большой, просто сумасшедшей ручной работы. При этом допускалась возможность ошибки, связанной с человеческим фактором».

Handbook снижает затраты

Одно из главных преимуществ Handbook – это значительное снижение затрат времени и человеческого ресурса. Его использование ускоряет процесс обучения, внедрения в практику компании инструментов, повышающих эффективность менеджера прямо на рабочем месте. Предположим, существует компания-ритейлер, в которой трудятся 5 000 сотрудников. Обычно, в таких крупных организациях происходит большая ротация линейного персонала – одни сотрудники увольняются, им на смену приходят новые. Новичков необходимо научить работать, соблюдая стандарты, нормы и требования данной компании. Если в месяц ротация составляет 5% численности персонала, то 250 новых сотрудников, нанятых в компанию следует обучить. За год численность новичков составит уже 3000 человек. Соответственно, HR-специалисту каждый месяц необходимо вносить данные в электронную таблицу по 250 уволенным сотрудникам и по 250 сотрудникам, принятым на работу.

«Это колоссальный объем информации, – резюмирует Мгер Парунакян. – Если же где-то допустить ошибку, то произойдет сбой всей отчетности. Цифры в документах сходиться не будут. В результате проблемы возникают у HR-специалистов, у IT-специалистов, у руководителей компании».

Использование программы Handbook позволяет автоматизировать управление обучением при ротации персонала в компании. Но главное, что система упрощает и облегчает сам процесс освоения знаний и навыков сотрудниками. В случае ее внедрения, на обучение персонала тратиться минимальное количество человеко-часов.

Конфигурация Handbook может упрощать не только управление обучением при ротации, но и может быть использована совместно с другими конфигурациями платформы KPI Suite. Например, оценки за выполнения заданий из Handbook могут участвовать в расчетах итоговой премии на основании выполнения ключевых показателей и задач из Handbook.

История успеха

Экономическая эффективность обучающих инструментов очень актуальна, особенно в нынешних условиях. Затраты на обучение персонала могут быть довольно значительными. Руководство компании, инвестировав в обучение сотрудников, рассчитывает на увеличение доходов и рост прибыли. Рассчитать экономическую выгоду от проведенного тренинга достаточно сложно, даже когда перед организаторами поставлены конкретные бизнес-задачи.

Алексей Шимчук рассказывает об успешном опыте внедрения программы Handbook одним из клиентов компании RQLab: «Организация обратилась к нам с просьбой помочь в решении колоссальной проблемы. Их рынок полностью насытился. Продажи замерли, хотя до этого росли высокими темпами, клиенты покупали всё, с высокой маржой и прибылью для компании. Но теперь продажи остановились. Мало того, крупные игроки рынка ожидали дальнейшего снижения продаж. Во многом это напоминало ситуацию на рынке мобильных телефонов, которая сложилась 10 лет назад. В 2005 году обнаружилось, что рынок схлопнулся по сравнению с 2000-м годом в 250 раз. Насыщение произошло в течение 1,5-2 лет.

Мы помогли заказчикам выстроить новую стратегию для продавцов в ситуации насыщения рынка и снижения спроса. Фактически, была выработана и сформулирована новая стратегия сбыта в кризисной ситуации. Тренеры RQLab провели обучение специалистов по продажам и закрепили результаты обучения, внедрив систему Handbook.

В настоящее время позиции данной компании на рынке в разы успешнее ее российских конкурентов. При этом, данной организации удается удерживать клиентов и привлекать новых за счет качественных продуктов и услуг, продуманной стратегии продвижения при ценах выше, чем у импортных аналогов».

Другой пример успешного бизнес-обучения и применения системы Handbook связан с продажами автомобилей. «Продажи автомобилей в кризис упали как минимум на 50%, а в некоторых сегментах вообще остановились. Сперва мы провели серию он-лайн тренингов для руководители отделов автодилеров. Во время кризиса у компаний нет бюджетов, чтобы обучать всех сотрудников отдела продаж, поэтому в обучении участвовали только руководители, которые затем, в силу своих возможностей, обучали подчиненных, – объясняет Алексей Шимчук. – Некоторые руководители считают, что тренинговое обучение бесполезно! Видимо, они судят по своему печальному опыту. Они уверены, что научиться чему-то можно только решая конкретные задачи на рабочем месте. Именно для таких целей и был разработан Handbook. Самые ошеломляющие результаты приносит обучение, которое сквозным образом проходит через все уровни должностей компании, начиная с высшего руководства и заканчивая полевым персоналом. И система Handbook позволяет организовать такое обучение. Правда, пока такие случаи, к сожалению, единичны».

Недостатки тренингов, преимущества практики

По мнению бизнес-консультантов, недостаток тренингов состоит в том, что применение приобретенных на тренинге навыков, в реальной жизни остаётся вне поля зрения тренера, и часто навыки не закрепляются в профессиональном поведении.

Этому мешает несколько обстоятельств. Во-первых, обучение на тренинге происходит в доброжелательно атмосфере. Даже если участники играют злого клиента, им никогда не получится полностью воссоздать конкурентную полевую ситуацию. Во-вторых, вернувшись после тренинга на рабочее место, человек продолжать решать текущие задачи старыми, привычными способами. А о новых инструментах, полученных во время обучения, просто забывает.

Применение Handbook, как инструмента обучения на рабочем месте, позволяет решить обе проблемы одновременно. Эффективность обучения персонала именно во время рабочего процесса была доказана компанией Nokia. В 2008-2009 годах лидер электронной индустрии провел научное исследование на этот счет. Выяснилось, что наиболее эффективное обучение - когда аудиторные занятия составляют не более 20% всех развивающих активностей. После этого компания Nokia организовала и внедрила чрезвычайно эффективную систему обучения у себя на производстве. В результате сотрудники отрывались от производства минимальное количество времени. Ключевыми развивающими активностями были наставничество, обмен опытом с коллегами, реализация новых проектов и т. п. Наиболее эффективным оказалось использование для развития персонала рабочих совещаний. Именно на это и был сделан акцент компанией Nokia. Стоит отметить, что при таком виде производственного обучения, коллеги общаются друг с другом на равных и делятся идеями и мыслями о том, как улучшить процесс работы, процесс производства и выполнения проектных задач.

«Обучение на рабочем месте на тот момент было признано основой деятельности по развитию человека внутри компании, – отмечает Алексей Шимчук. – Но найти дешевую и эффективную подобную систему обучения персонала в компаниях на тот момент было не реально. Ведь то, что применяется на крупных производствах, это очень ресурсоемкие системы, требующие привлечения к этой работе большого количества людей. В следствие чего, дорогостоящие. И крупные игроки, и средний бизнес были бы рады, если бы нашлись более демократичные системы, решающие те же самые задачи».

Handbook является тем программным продуктом, который позволяет обучать персонал компаний малого и среднего бизнеса прямо на рабочих местах. Такой продукт дает максимальный эффект во время обучения персонала. Стоимость подобного решения приемлема для игрока любого уровня. Поэтому внедрение системы «Handbook for Distribution» от компаний RQLab и KPI Lab позволяет вывести бизнес на новый уровень функционирования.

Итоги

Преимущества и результаты использования системы «Handbook for Distribution»:

  • сотрудники выполняют рабочие задачи и при этом осваивают навыки из корпоративного перечня по стандартизированной методике,
  • формируется актуальная база данных уровня развития навыков у руководителей и специалистов,
  • осуществляется постоянный мониторинг уровня развития навыков у сотрудников,
  • клиентоориентированный интерфейс для всех пользователей системы,
  • прозрачная система планирования обучения, развития и оценки навыков,
  • постоянная система поддержки навыков,
  • посттренинговое сопровождение.
Заказать разработку и внедрение системы «Handbook for Distribution» под нужды или потребности Вашего бизнеса, проконсультироваться о других возможностях внедрения и использования системы можно в компаниях:
RQLab, тел. (495) 665 59 97, info@rqlab.ru
KPI Lab, тел. (495) 660 25 23, ordermail@kpilab.ru
 

Шимчук Алексей, Устюжанин Андрей, Парунакян Мгер, Шаппо Илья